Książki w instytucjach publicznych mają stanowić jej wizytówkę pokazywać osiągnięcia, reklamować, mieć wartość informacyjną dla odbiorców. Są zwieńczeniem wieloletniej pracy, a plany z nimi związane zawsze są duże. Tymczasem wizja książki, albumu, broszury czy każdej innej publikacji zderza się z zamówieniami publicznymi i trafia w tryb postępowań zakupowych. Książki w instytucjach publicznych podlegających ustawie Prawo zamówień publicznych traktowane są ze względów formalnych tak samo jak zakup papieru do drukarki czy środków czystości.
Pracujesz w wydawnictwie uczelnianym, instytucjonalnym czy instytucie publicznym i mierzysz się z wyzwaniem wydania książki zgodnie z ustawą? A jednocześnie chcesz, żeby wykonawca zapewnił jakość, uwzględnił Twoje wytyczne i podszedł do projektu indywidualnie? Chęci z koniecznością w tym przypadku mogą iść w parze.
Od czego zacząć?
1. Kto kupuje – Ty?
Odpowiedź „na pierwszy rzut oka” jest oczywista – to Ty chcesz wydać książkę, więc jesteś zamawiającym. W wielu przypadkach tak będzie, ale nie zawsze. Musisz zapoznać się z regulaminem Twojej instytucji. Czasami masz do dyspozycji osobną jednostkę (dział zamówień publicznych, dział zakupów itp.) lub osobę wyznaczoną do prowadzenia i/lub doradztwa w tym obszarze.
Co ważne – ta osoba czy jednostka jest ekspertem zamówień publicznych, lecz bez Twojego zaangażowania merytorycznego przygotowanie zamówienia na wydanie publikacji jest prawie niemożliwe.
W pojedynczych przypadkach za zamówienia odpowiada pełnomocnik zamawiającego lub jednostka centralna. Czasami również Twoja instytucja może podlegać pod zamówienia wspólne.
Jeśli Twoje zamówienie przekroczy wartość progu unijnego, konieczne będzie powołanie i zaangażowanie komisji przetargowej.
2. Co kupujesz?
Określenie przedmiotu zamówienia z pozoru może wydawać się banalne: chcesz wydać album, broszurę, książkę – to oczywiste. W praktyce jednak okazuje się, że jest to jedno z najtrudniejszych zadań.
Celem jest wydanie książki i to właśnie usługa wydawnicza jest przedmiotem zamówienia. Czy to wyczerpuje opis? Oczywiście nie! Określenie usług, które składają się na to zadanie, takich jak redakcja, korekta, skład i łamanie, projekt graficzny i druk to nie wszystko. O tym, jak opisać poszczególne etapy, możesz przeczytać w artykule Opis przedmiotu zamówienia, czyli jak opisać wydawanie książek.
Poza określeniem czynników jakościowych ważne są również te ilościowe. Określenie wielkości zamówienia odgrywa kluczową rolę w wyborze trybu jego przeprowadzenia.
3. Ile zapłacisz?
Zmierzyłeś(-łaś) i opisałeś(-łaś) swoje zamówienie, ale nie wiesz, ile będzie ono kosztowało? Jest to wiedza, którą musisz zdobyć przed postępowaniem. W pierwszym odruchu wydaje się to mało logiczne – cenę poznasz wtedy, gdy otrzymasz oferty. Czy to nie wystarczy? Niestety nie. Prawo zamówień publicznych nakłada na Ciebie obowiązek dokonania szacowania wartości zamówienia. Dodatkowo musisz to zrobić „z należytą starannością”. Opis tych obowiązków w ustawie może budzić grozę. Jednak jeśli określiłeś(-łaś) swoje zamówienie w sposób jakościowy i ilościowy, wystarczy, że wykonasz kilka prostych kroków szacowania wartości zamówienia, a ze spokojem przejdziesz do kolejnego etapu, czyli oczekiwanego postępowania.
4. Jak zaczniesz?
Najpierw musisz określić, jaki rodzaj postępowania możesz wybrać. Możliwości, jakie masz w tym zakresie, wynikają przede wszystkim ze statusu podmiotowego, wielkości zamówienia i przedmiotu zamówienia. Trybem postępowania, który możesz wybrać bez ograniczeń, jest – co nie dziwi – przetarg nieograniczony (zwany często trybem podstawowym czy przetargiem otwartym). Nieograniczony oznacza, że dostępny jest dla wszystkich podmiotów na rynku, które spełnią wymogi zawarte przez Ciebie w postępowaniu (i oczywiście również te podstawowe, które nakłada ustawodawca). Przetarg nieograniczony może być przygotowany pod zawarcie umowy ramowej.
Przetarg nieograniczony jest jedną z kilku metod. Co ważne dla Ciebie – w niektórych sytuacjach, w przypadku wydawania książek, możesz stosować procedurę wolnej ręki.
5. Jak to zorganizujesz?
I tu oba światy się do siebie zbliżają – przebieg postępowania przypomina wydawanie książek. Muszą nastąpić po sobie różne etapy, których kolejność jest niezwykle istotna i co do zasady (ulubiona fraza prawników) nie można jej zmieniać. Nikt nie wyobraża sobie opracowania typograficznego książki przed redakcją, a w zamówieniach publicznych – postępowania bez ogłoszenia. Pierwszym krokiem jest wspomniane ogłoszenie, umieszczone w ogólnodostępnym miejscu (co istotne dla zachowania zasad uczciwej konkurencji), czy wcześniejsze poinformowanie Prezesa UZP lub UOPWE. Konieczne jest zamieszczenie kompletu dokumentów, wśród których najważniejszym jest specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Dodatkowo pamiętaj, że masz obowiązek wypełniania protokołu z przebiegu postępowania. Po dopełnieniu formalności i odpowiedzi na pytania pojawiające się w postępowaniu, gdy minie termin jego zakończenia, przychodzi długo wyczekiwany moment – otwarcie ofert.
6. Kogo wybierzesz?
Niekiedy obiektywne czynniki wykluczają niektórych wykonawców (np. na podstawie art. 24 ust. 1 pkt 13 ustawy Pzp). Spośród tych, którzy spełniają wymagania, to Ty dokonasz wyboru – ocenisz ich zgodnie z zasadami, które opisałeś(-łaś) w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Po otwarciu ofert możesz wezwać wykonawców do złożenia dodatkowych wyjaśnień czy dokumentów – mają one udowodnić, że wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz czy nie ma konieczności ich wykluczenia. W niektórych sytuacjach możesz także wezwać wykonawców do uzupełnienia brakujących dokumentów bądź wyjaśnienia ich brzmienia. W ocenie formalnoprawnej ofert musisz uwzględnić ich zgodność z ustawą, z treścią SIWZ, zasadami konkurencji, w tym odrzucenia ofert z rażąco niską ceną (pamiętaj, że nie wystarczy stwierdzenie o dumpingu cenowym, czyli świadomym zaniżaniu cen przez oferentów – zweryfikowanie tego jest Twoim obowiązkiem). Po dokonaniu formalności pozostaje podpisać umowę i cieszyć się z wyboru wykonawcy!
Opisany tryb zamówienia publicznego na wydanie publikacji (i nie tylko) jest najprostszym rozwiązaniem. Może się jednak zdarzyć wiele różnych scenariuszy, gdy np. nie ma ważnych ofert, brakuje wykonawców, środki jednostki są niewystarczające, oferenci składają odwołania. Jest też jeszcze wiele elementów składających się na postępowanie zakupowe, dlatego tworzę dla Ciebie treści, które są uzupełnieniem tego artykułu. Znajdziesz je wkrótce na naszym blogu.
Sylwia Kuś
