Kiedy szacować?
Szacowanie wartości zamówienia powinno odbyć się na etapie planowania, przed ogłoszeniem przetargu. Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (dalej: PZP szacowanie wartości na prace wydawnicze powinno odbyć się nie wcześniej niż 3 miesiące przed ogłoszeniem postępowania. Wiąże się to z art. 36 ust. 1 ustawy PZP – „ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi”. Dzięki temu uzyskujemy najbardziej aktualne dane, co jest kluczowe dla dokładności szacunków.
Dokładne szacunki
Może to banał, ale zamówienia należy zachować należytą staranność. Należytą staranność, czyli co? To, by wszystkie koszty wynikające z realizacji zamówienia były uwzględnione. Mówi o tym art. 28 ustawy PZP – „podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością”. W przypadku wydawania książki będą to: redakcja, korekta, skład, projektowanie, druk i dystrybucja.
Źródło danych
Dane do szacowania wartości zamówienia powinny pochodzić z wiarygodnych źródeł, takich jak oferty rynkowe, cenniki dostawców czy wyniki poprzednich zamówień. Należy pamiętać również o tym, by były one aktualne. Wynika to z art. 29 ust. 1 ustawy PZP – „zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia”.
Wysyłka zapytań
Jednym ze sposobów na uzyskanie precyzyjnych danych do wyceny jest wysyłka zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców. Trzeba wtedy jasno określić, że zapytanie ma na celu jedynie oszacowanie kosztów, a nie wybór konkretnego wykonawcy. Pomocne jest także porównanie kilku ofert, aby uzyskać pełniejszy obraz rynku.
Zamówienia powtarzające się
Art.30 ust. 1 ustawy PZP mówi o tym, że „jeżeli zamawiający planuje udzielenie zamówienia na (…) usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia”.
Warto skorzystać z tego zapisu i w przypadku zamówień powtarzających się, sięgnąć po dane z poprzednich realizacji, w których występowały te same usługi, ale np. podzielone lub w innych “konfiguracjach”. Niemniej jednak konieczne jest uwzględnienie zmian rynkowych, które mogły wpłynąć na ceny i dostępność usług.
Podsumowanie
Aby prawidłowo oszacować zamówienie publiczne należy wziąć pod uwagę 5 aspektów: moment szacowania, dokładność szacunków, aktualne źródła danych, wysyłkę zamówień i zamówienia powtarzające się.
Warto też pamiętać o tym, że szacowanie wartości zamówienia dla całego procesu wydawniczego oraz z podziałem na części, takie jak prace językowe (redakcja, korekta, rewizja), skład, projektowanie, druk i dystrybucja, oszczędzi Ci sporo czasu związanego z formalnościami.
Poza tym, szacując wartość zarówno z podziałem na części, jak i dla całego procesu zleconego jednemu wykonawcy, możesz porównać, jak kształtują się ceny w obu przypadkach. Odniesienie tego do nakładu pracy, jaki będzie konieczny w sytuacji posiadania kilku podwykonawców, pozwoli Ci podjąć decyzję zgodną z dyscypliną finansów publicznych.
Sylwia Kuś
