Raporty i sprawozdania to dokumenty powszechnie wykorzystywane w różnych instytucjach użytku publicznego, kultury, uczelniach, jednostkach badawczych itd. Są to dokumenty ogólnodostępne, przeznaczone zarówno dla pracowników tych jednostek, jak i dla odbiorców zewnętrznych. Dla piszących to chyba jeden z najmniej lubianych rodzajów tekstu, często przykry i żmudny obowiązek.
Niekiedy autorzy sprawozdań i raportów muszą się wpasować w ramy nie tylko samych zasad pisania tego typu tekstów, lecz też wewnętrznych regulaminów instytucji i jednostek – mogą one sztywno określać reguły tworzenia dokumentów, a nawet narzucać ich szablony. Niezależnie od wszystkiego istnieje jednak wiele sposobów, aby sobie tę pracę ułatwić. Sprawdź, jak napisać sprawozdanie przyjazne dla odbiorców.
W takich tekstach trzeba zadbać przede wszystkim o czytelność: aby mógł on nieść wartość informacyjną, musi być przystępny edytorsko i wizualnie.
Nadaj tekstowi strukturę
Sprawozdanie bez nagłówków odstrasza już na pierwszy rzut oka. Tak jak każdy tekst, który zawiera dużo informacji, ale nie jest poszatkowany nagłówkami, znacznie traci na czytelności. Gdy czytelnik zderzy się ze ścianą zdań, trudno mu „poruszać się” po tekście i wyłapywać istotne dane. Wprowadzając nagłówki, zyskasz:
- uporządkowany logicznie tekst (a jeśli zaczniesz pracę od stworzenia nagłówków, będzie Ci łatwiej usystematyzować sobie, co chcesz napisać, które dane są ważne, a co możesz pominąć lub skrócić),
- mapę do nawigowania po treści (zarówno dla Ciebie, podczas pisania, jak i później dla odbiorcy podczas czytania),
- więcej światła w tekście (czyli odstępy, które sprzyjają estetyce tekstu).
Gdy już wprowadzisz nagłówki, pamiętaj o ich estetycznym wyróżnieniu: przede wszystkim światłem między nim a akapitem oraz odpowiednią czcionką – możesz zwiększyć jej rozmiar, nadać kolor lub wyboldować (tzn. „pogrubić”).
Podziel tekst na akapity
Drugim po nagłówkach podziałem tekstu powinny być akapity. Nic tak nie nuży odbiorców jak brak „oddechu”, a ten właśnie dają akapity. Pamiętaj jednak, aby akapit stanowił logiczną całostkę i nie szatkował niepotrzebnie tekstu. To, co wyodrębnisz krótszymi akapitami, zapewne bardziej skupi uwagę czytelników, bo wyróżni się wizualnie. Przy pobieżnym przeglądaniu czy czytaniu częściej skupiamy się na krótszych akapitach niż dłuższych partiach tekstu: upatrujemy w nich skondensowanej treści.
Stosuj wypunktowania
W różnego typu sprawozdaniach i dokumentach najczęściej zawiera się wiele informacji dotyczących statystyk albo wyliczeń. Do ich wyróżnienia zastosuj wypunktowania. Masz do wyboru wypunktowania liczbowe, literowe lub symbole. Odbiorcy tekstu będą Ci za nie wdzięczni. Wypunktowania sprzyjają czytelności i skupieniu uwagi na tym, co ważne. Dodatkowo jeśli nie masz czasu na opracowanie tabel bądź wykresów, wypunktowanie pomoże Ci w przystępny sposób zaprezentować dane przy o wiele mniejszym nakładzie pracy niż w wypadku tabel.
Zadbaj o formatowanie
Powyższe zasady okraś poprawnym sformatowaniem tekstu. Co z tego, że zrobisz czytelne nagłówki i wprowadzisz akapity, gdy zbyt mała interlinia sprawi, że tekst będzie zbyt „gęsty” i tylko utrudni czytanie. Albo gdy wybierzesz czcionkę, która przy dłuższej lekturze stanie się dla czytelnika nieznośna, bo ustawisz zbyt mały lub zbyt duży jej rozmiar.
Jeśli piszesz sprawozdanie lub raport, który zostanie zamieszczony na stronie internetowej, a więc najczęściej będzie czytany w wersji elektronicznej na różnych nośnikach (na komputerze, telefonie czy tablecie), wybierz czcionkę bezszeryfową (np. Arial, Calibri, Verdana) – jest przyjaźniejsza dla oka i nie męczy. Czcionki szeryfowe (np. popularny Times New Roman) lepiej sprawdzą się w tekstach drukowanych.
Jeśli masz w sobie żyłkę projektanta, możesz się pobawić i ustawić nagłówki inną czcionką niż tekst główny (tak jak zrobiłam to w szablonie, który możesz pobrać na końcu tekstu).
Konsekwencja wizualna
Jak w opracowaniu każdego tekstu ważna jest konsekwencja. Nie mieszaj zbyt wielu stylów, rodzajów wypunktowań, czcionek, rozwiązań edytorskich. Zazwyczaj mniej znaczy lepiej, czyli czytelniej. Czytelnicy nie tylko odczują chaos w trakcie lektury, lecz także zobaczą go gołym okiem, a to już na starcie podwójnie zniechęci ich do czytania: nie dość, że tekst jest naszpikowany suchymi informacjami (wiadomo, raport to nie literatura piękna), to w dodatku straszy wizualnie.
W uzyskaniu spójności wizualnej pomoże Ci kilka zasad:
- Ustaw jednakowe wcięcia akapitowe (ale pierwszy wiersz akapitu lepiej pozostaw bez wcięcia – akapit jest sygnałem rozpoczęcia nowej myśli, a pierwszy akapit po nagłówku zawsze jest nową myślą, zapis bez wcięcia jest więc logiczny).
- Ustaw stałe odległości między nagłówkami a tekstem.
- Stosuj ten sam sposób numerowania dla nagłówków o tej samej hierarchii – np. 1., 1.1. itd.
Konsekwencja edytorska
Obok konsekwencji wizualnej równie ważna jest konsekwencja edytorska. Częstym błędem jest jej brak w wypadku używania skrótów. Jeśli stosujesz powszechne skróty typu zł, km, tys., mln, to rób to konsekwentnie. Nie pisz jednostek miar i wag raz słownie, innym razem skrótem: to też wprowadza chaos i zaburza czytelność tekstu. Gdy podajesz dużo wartości, warto używać tego typu skrótów – dzięki nim wyliczenia będą skondensowane i przejrzyste.
Pozbądź się też z pliku „śmieciowych” spacji – najpowszechniejsze błędy edytorskie w tekstach różnego typu są związane właśnie z nimi. Pamiętaj więc, żeby:
- nie pozostawiać podwójnych spacji – powodują one nierówne odległości między wyrazami; czasem trudno je wyłapać, ale jeśli jest ich dużo, są widoczne i drażnią oko – i choć często możemy nie zdawać sobie z tego sprawy – utrudniają czytanie;
- nie wstawiać spacji przed znakami interpunkcyjnymi typu przecinek, średnik czy kropka ani po nawiasie otwierającym;
- uważać na brak spacji po znakach interpunkcyjnych, co powoduje tzw. sklejki, które są nie tylko nieestetyczne, lecz także niepotrzebnie zatrzymują wzrok.
Jeśli potrzebujesz szablonu pliku, który możesz wykorzystać do stworzenia raportu, sprawozdania lub innego dokumentu na już, mam dla Ciebie obiecany wzór.
Śledź naszego bloga – będą się na nim pojawiać teksty, dzięki którym nie tylko pisanie sprawozdań stanie się dla Ciebie prostsze!
Teresa Naumiuk
