Elementy procesu wydawniczego

Proces wydawniczy to szereg różnych, powiązanych ze sobą zadań, podjętych w odpowiednim czasie. Obejmuje szereg kluczowych etapów, które są niezbędne do stworzenia i wydania książki, takich jak: 

• redakcja i korekta (prace nad tekstem, które mają na celu poprawienie błędów językowych i edytorskich)
• skład i łamanie (opracowanie tekstu w odpowiednim programie graficznym, uwzględniając jego układ na stronach)
• projekt okładki i ilustracji (tworzenie atrakcyjnej wizualnie okładki oraz grafik wewnątrz książki)
• druk (finalne wydrukowanie książki w określonym nakładzie)
• dystrybucja (rozprowadzanie książek do bibliotek, autorów, księgarni itd.).

Koordynacja procesu

Od tego, czy zlecenie jest realizowane przez jednego wykonawcę czy przez kilku podwykonawców, zależy rodzaj koordynacji procesu wydawniczego.  W przypadku zlecenia pełnego procesu jednemu wykonawcy, odpowiedzialność za koordynację będzie spoczywać  na nim. W sytuacji, gdy proces jest podzielony między podwykonawców, skoordynowanie prac może być bardziej skomplikowane i wymagać zaangażowania osoby odpowiedzialnej za nadzorowanie całości procesu.

Harmonogram wydawniczy

Harmonogram wydawniczy to plan działań i terminów, które muszą być zrealizowane, aby książka została wydana na czas. W harmonogramie powinny znaleźć się:

• terminy poszczególnych etapów prac: redakcji, korekty, składu, druku i dystrybucji,
• kamienie milowe procesu: kluczowe daty, takie jak zakończenie redakcji, akceptacja projektu okładki, rozpoczęcie druku.
• zadania dla podwykonawców: szczegółowe terminy i zakresy prac dla każdego z podwykonawców, jeśli proces jest podzielony.

Największym wyzwaniem jest, mówiąc kolokwialnie, zgranie harmonogramu – w przypadku współpracy z kilkoma podwykonawcami należy pilnować, aby harmonogramy ich prac były dobrze do siebie dopasowane. W przypadku jednego podwykonawcy wystarczy, że ustalisz kamienie milowe, a on będzie odpowiedzialny za przestrzeganie i ustalenie poszczególnych dat w procesie.

Formalności

Aby zamówienie było zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych i dyscypliną finansów publicznych muszą być spełnione określone formalności. Należą do nich m.in. takie dokumenty:

• specyfikacja istotnych warunków zamówienia, w skrócie SIWZ (dokument szczegółowo opisujący wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia oraz kryteria wyboru wykonawców)
• umowa (sfinalizowana z wybranym wykonawcą, zawierająca wszystkie istotne warunki dotyczące realizacji zamówienia)

 i takie procedury:

• szacowanie wartości zamówienia (dokładne określenie kosztów związanych z realizacją zamówienia)
• przygotowanie i przeprowadzenie postępowania (obejmuje ogłoszenie przetargu, przyjmowanie i ocenę ofert)
• wybór podwykonawców (proces wyboru zgodnie z kryteriami określonymi w SIWZ, obejmujący ocenę ofert, odwołania i negocjacje)
• monitorowanie realizacji zamówienia (nadzór nad pracami wykonawcy, aby zapewnić zgodność z umową i terminami).

W przypadku zdecydowania się na podzielenie zamówienia między różnych podwykonawców, wszystkie te części i wymogi należy powtórzyć dla każdego podwykonawcy i każdego procesu osobno.

Kiedy można łączyć zamówienia zgodnie z ustawą o Prawie zamówień publicznych?

Zgodnie z ustawą o Prawie zamówień publicznych zamawiający może łączyć zamówienia, jeśli jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami. Łączenie zamówień może być korzystne w takich sytuacjach, gdy:

• procesy są ze sobą powiązane – np. redakcja, skład i druk książki mogą być zlecone jednej firmie, co umożliwia lepszą koordynację działań,
• zależy nam na obniżeniu kosztów – zlecenie pełnego procesu jednemu wykonawcy może być tańsze niż korzystanie z kilku podwykonawców,
• chcemy zwiększyć efektywność – mniej podmiotów zaangażowanych w proces oznacza mniej formalności i łatwiejszą kontrolę nad przebiegiem prac.

Podsumowanie

Decyzja o zleceniu pełnego procesu wydawniczego jednemu wykonawcy lub podziale procesu między podwykonawców zależy od wielu czynników, m.in. poziomu skomplikowania projektu, dostępności zasobów i kosztów.

Warto rozważyć oszacowanie wartości zamówienia dla całego procesu wydawniczego oraz z podziałem na części, takie jak prace językowe (redakcja, korekta, rewizja), skład, projektowanie, druk i dystrybucja.

Szacując wartość zarówno z podziałem na części, jak i dla całego procesu zleconego jednemu wykonawcy, możesz porównać, jak kształtują się ceny w obu przypadkach. Odniesienie tego do nakładu pracy, jaki będziesz musiał(-ła) ponieść w sytuacji posiadania kilku podwykonawców, pozwoli podjąć decyzję zgodną z dyscypliną finansów publicznych.