fbpx
Umów się na rozmowę
+
21 stycznia 2025

Prosty język w biznesie i urzędzie, czyli o partnerstwie w komunikacji

Prosty język jest coraz bardziej pożądanym sposobem komunikacji urzędowej i biznesowej. To nie moda, lecz realna wartość zarówno dla nadawców, jak i odbiorców. Nie zostawaj w tyle i sprawdź, jak stosować zasady prostego języka w praktyce.

Prosty język to sposób tworzenia treści jasnych i łatwych w odbiorze. Pisanie w prostym języku staje się standardem w urzędach, instytucjach i wszędzie, gdzie osoby piszące różne treści chcą, aby ich przekaz był zrozumiały.  

Dlaczego warto pisać prostym językiem? 

Budowanie partnerskiej relacji 

Polski styl urzędowy to w dużej mierze tłumaczenie tekstów z języków zaborców, dlatego w oficjalnych tekstach urzędowych wciąż pokutują zaszłości historyczne. Styl, w jakim zaborca kierował komunikaty do odbiorcy, czyli obywatela państwa podbitego, był daleki od partnerskiego czy choćby oddającego szacunek. Przykładem jest nadal funkcjonujące słowo „petent”, które pochodzi od łacińskiego peto, czyli „prosić”. 

  • Teksty pisane w prostym języku przywracają odbiorcy należne mu miejsce w komunikacji – nie stoi on niżej niż nadawca komunikatu, jest partnerem. 
  • Jasny i zrozumiały tekst pisany prostym językiem powoduje, że odbiorca czuje się traktowany z szacunkiem. 
  • W komunikatach biznesowych prosty język służy budowaniu zaufania klientów. 

Prosty język przeciw wykluczeniom społecznym  

Społeczeństwo jest zróżnicowane między innymi pod względem kulturowym oraz w kwestii wykształcenia. Prosty język jest odpowiedzią na nierówności, które mogą powodować wykluczenie pewnych osób. Nieczytelne i trudne w zrozumieniu komunikaty prowadzą do tego, że niektóre treści stają się niedostępne danej grupie odbiorców, np. tych z niższym wykształceniem. 

Komunikat stworzony w prostym języku jest zrozumiały dla każdego, bez względu na środowisko czy poziom wykształcenia. 

Za dużo informacji, czyli communication overload 

Czas zatrzymania uwagi współczesnego odbiorcy jest dużo krótszy niż kiedyś. Dodatkowo ilość informacji, które do nas docierają, jest niemożliwa do przetworzenia – jesteśmy w stanie przyswoić jedynie ⅓ tego, co odbieramy zmysłami. 

Treści pisane prostym językiem są szybciej czytane, rozumiane i przyswajane. 

Prosto, a może prostacko, czyli co straszy w prostym języku 

Zmiany w czymś, co jest nam znane i mimo że nie jest doskonałe, to funkcjonuje, zawsze powodują opór. Stosowanie prostego języka w komunikacji urzędowej czy biznesowej u wielu z nas budzi wątpliwości, które z kolei utrwalają mity. Rozprawmy się z nimi! 

  • Walcz z przyzwyczajeniami – znany nam sposób tworzenia tekstów to tylko tradycja, a tę zawsze można zmienić. 
  • Nie bój się zepsucia tekstu – teksty pisane w prostym języku pozostaną merytoryczne, jeśli nie zapomnimy o ich najważniejszym celu, czyli o tym, by były zrozumiałe. 
  • Pamiętaj, prosty tekst = dłuższy tekst – uproszczony tekst (paradoksalnie) może być dłuższy, ale nie powinniśmy się tego bać. Mimo dłuższej formy taką treść będziemy czytać szybciej i przyswajać ją lepiej. 
  • Nie broń się przed dodatkowymi obowiązkami – tworzenie lub przeredagowywanie tekstów w prostym języku wymaga dodatkowego czasu i zaangażowania pracowników (a czasem nawet stworzenia nowego stanowiska), ale jest to działanie, które się opłaci. 
  • Prosty nie oznacza „prostacki”. Uproszczenie tekstu nie polega na jego spłyceniu, lecz na nadaniu mu jasnej i czytelnej formy. 
  • Nie obawiaj się o wizerunek instytucji lub firmy – jeśli odbiorca naszego tekstu od razu zrozumie jego treść i będzie wiedział, czego się od niego oczekuje, nigdy nie pomyśli, że urząd lub instytucja są niepoważne. 

Prosto znaczy efektywnie! 

Prosty język w naszych tekstach przynosi szereg korzyści – zarówno nadawcy komunikatu, jak i jego odbiorcy. 

Nadawca… 

  • ma mniej błędów do „wyprostowania” (np. podczas obsługi klientów) dzięki temu, że odbiorcy dobrze rozumieją to, co chciał im przekazać, 
  • buduje partnerskie relacje z klientami i zyskuje wzrost sprzedaży. 

Odbiorca… 

  • czuje się dowartościowany, bo jest traktowany jak partner,  
  • nie czuje się gorszy, ponieważ rozumie, czego się od niego oczekuje, 
  • ma szybki dostęp do informacji, 
  • ma mniej kontaktu z instytucją, bo wie, co robić, nie popełnia błędów i nie musi wracać do urzędu kilka razy w tej samej sprawie, 
  • nie stresuje się kontaktami z urzędem. 

Pisać prosto, czyli jak? 

Pisanie w prostym języku to konstruowanie tekstów pod kątem 4 warstw: 

  • merytoryki, 
  • struktury, 
  • gramatyki, 
  • relacji. 

Na co zwracać uwagę na każdej z tych płaszczyzn? Oto kilka istotnych kwestii. 

Merytoryka 

Tekst pisany w prostym języku zawiera zrozumiałe pojęcia i wyrażenia. Dzięki temu odbiorca szybko przyswaja treść komunikatu i wie, czego się od niego oczekuje. 

Unikaj: 

  • słów branżowych (a jeśli musisz je zastosować – postaraj się prosto wyjaśnić, co znaczą), 
  • klątwy wiedzy (czyli pisania tekstów w myśl zasady: jeśli ja wiem, to Ty też wiesz), 
  • formalizmów (np. niniejszym, wyżej wymienione), 
  • słów bufonów (np. pragnę nadmienić), 
  • spychaczy informacji (np. informuję, iż…) 

Struktura 

Stwórz tekst łatwy w odbiorze na pierwszy rzut oka. 

Używaj: 

  • wyliczeń i wypunktowań, 
  • śródtytułów, 
  • wyróżnień, 
  • spisu treści (jeśli tekst jest długi), 
  • słowniczka pojęć (na końcu lub na początku tekstu), 
  • odpowiedniego rozmiaru i kroju czcionki (tutaj możesz pobrać czytelnie sformatowany tekst), 
  • ikon lub piktogramów, 
  • linków odnoszących się do przydatnych informacji. 

Gramatyka 

Skonstruuj tekst gramatycznie przystępny. 

  • Twórz krótkie zdania (unikaj zdań wielokrotnie złożonych). 
  • Stosuj zasadę „Jedna myśl, jedno zdanie”. 
  • Zastąp słowa zombie formami osobowymi (np. „Zapoznaj się” zamiast „Konieczne jest zapoznanie się”). 
  • Używaj zaimków odnoszących się do odbiorcy (np. „tobie”, „twój”, „ciebie”). 
  • Stosuj formy dostosowane do płci odbiorcy. 

Relacje 

Traktuj odbiorcę uprzejmie i partnersko. 

  • Dostrzegaj osobę po drugiej stronie – pisz osobowo i stosuj zaimki. 
  • Nie bądź sztucznie grzeczny/grzeczna (unikaj wyrażeń typu: pragnę, ogromnie, z przykrością, wyrażam ufność). 
  • Pamiętaj o inkluzywności – dzięki temu grono odbiorców Twoich tekstów naturalnie się poszerzy. 

Podsumowanie 

Prosty język to standard, który przywraca właściwe proporcje w komunikacji między nadawcą i odbiorcą. Dzięki niemu teksty są zrozumiałe i czytelne, a to z kolei sprzyja budowaniu dobrych relacji zarówno w przestrzeni publicznej, jak i w biznesie. 

Pomożemy Ci w wydaniu książki

Umów się na bezpłatne spotkanie, na którym opowiesz nam o swoich potrzebach i obecnej sytuacji. Doradzimy Ci najlepsze rozwiązania i wspólnie zaplanujemy pracę. Możemy towarzyszyć Ci w całym procesie lub wykonać prace na wybranych przez Ciebie etapach. Opracowanie i wydanie książki okaże się łatwe, przyjemne i terminowe.

    down
    down