Niektóre instytucje prowadzą regularną działalność wydawniczą, publikując raporty, książki naukowe, albumy czy inne materiały, które mają określone wymagania dotyczące usług wydawniczych. Inne publikują jedynie okazjonalnie, np. z okazji specjalnych wydarzeń, i potrzebują wsparcia redakcyjnego sporadycznie. Zdarza się też, że zachodzi konieczność zredagowania treści, np. raportów, regulaminów, materiałów informacyjnych i innych dostępnych na stronie internetowej, by były nie tylko wolne od błędów językowych, lecz także zrozumiałe i o spójnej strukturze.  

Redakcja i korekta mogą być w tym wypadku jedynymi usługami lub jednymi spośród kilku usług w ramach procesu wydawniczego (np. obok składu, projektu okładek, druku). Poniżej znajdziesz podpowiedzi, czym kierować się podczas przygotowania zakresu przetargu. 

Szczegółowo opisz usługi w OPZ 

To, jak nazwiesz poszczególne usługi językowe, które chcesz zlecić („redakcja”, „korekta”, „prace językowe”), to jedno, ale o wiele ważniejsze jest to, co przez te pojęcia rozumiesz (sprawdź, jak rozumiemy je w AT ONCE). Jeśli precyzyjnie opiszesz w OPZ, czyli opisie przedmiotu zamówienia, zakres usługi związanej z opracowaniem językowym tekstu, unikniesz nieporozumień, których efektem może być to, że otrzymasz prace w zakresie innym niż oczekiwany.

Oto prosty przykład: w opisie zamówień umieszczasz etap „korekta”, który określisz jako „przygotowanie tekstu pod kątem językowym według norm poprawnościowych”. Tak ogólna definicja może zrodzić problem: wykonawca oczyści tekst z błędów ortograficznych i frazeologicznych, ale przykładowo nie sprawdzi nazw własnych lub poprawności zapisów bibliograficznych. W takiej sytuacji trudno jest odwołać się do ogólnego rozumienia pojęcia korekty, ponieważ w wielu firmach świadczących usługi z tego zakresu jest ono rozumiane inaczej. Czasem są to niewielkie różnice, a czasem znaczne, dlatego wykonujący usługi może przygotować tekst w sposób inny, niż tego oczekiwałeś(-łaś).

Określ osoby wyznaczone do wykonania usług

Gdy już zawęzisz i sprecyzujesz zakres usług związanych z redakcją i korektą, opisz wymogi dotyczące osoby lub osób, które będą wykonywać usługę lub usługi.  

Możesz wziąć pod uwagę: 

 

Dzięki temu zyskasz gwarancję, że usługa opisana w OPZ zostanie wykonana przez osoby doświadczone i kompetentne, co stanowi gwarancję otrzymania usługi o wysokiej jakości.

Ubierz to w liczby. Opracuj punktację i wzór do oceny próbek

Opis usługi i wymogów wobec osób ją wykonujących to część stricte opisowa. Kolejnym zalecanym krokiem w ramach postępowania przetargowego na redakcję i korektę jest opracowanie szczegółowej tabeli oceny oraz punktacji. Posłuży Ci ona do obiektywnej oceny ofert. Tabela oceny musi zawierać kryteria, na których rozpatrujący oferty oprze się podczas przydzielania punktów. Poszczególne kryteria muszą być jasno sprecyzowane, a ich waga w ostatecznym zastosowaniu jest określona w specyfikacji zamówienia, np. może być to odniesienie do doświadczenia wykonawcy, ceny lub oferowanego przez wykonawcę terminu realizacji. 

Opracowanie systemu punktacji pozwala na przejrzystą i sprawiedliwą ocenę ofert oraz umożliwia wybór usługodawcy, który najlepiej spełnia Twoje wymagania jako zamawiającego. Ważne są wszystkie kryteria, sposoby przyznawania punktów i proporcje punktacji, jasno określonej w dokumentacji przetargowej – zapewnia to przejrzystość procesu wyboru wykonawcy. 

Proporcje punktacji w przetargu są wymagane i powinny odpowiadać oczekiwaniom zamawiającego oraz specyfikacji zamówień. Często stosowaną proporcją jest stosunek 40 do 60%, np.: 

W tym przypadku zamawiający przyznaje większe znaczenie jakości w stosunku do ceny. 

W takiej sytuacji w ocenie oferty większą rolę odegra proponowany przez oferenta termin wykonania (im krótszy, tym wyższa ocena). 

W tym przypadku cena oferowana przez wykonawcę będzie miała większe znaczenie, ale doświadczenie w wykonywaniu usług redakcji również będzie brane pod uwagę podczas oceny ofert. 

Na koniec warto rozwiać pewną wątpliwość. Po co punkt „doświadczenie w redakcji tekstów”, skoro nie będziesz oceniać go procentowo? Wyjaśnienie jest proste: są dwa rodzaje kryteriów – jedne to kryteria oceny, a drugie to warunki udziału. Częstą praktyką jest np. to, że warunkiem udziału jest doświadczenie potencjalnego wykonawcy, a kryteriami oceny są jakość i termin. Oznacza to, że brak wymaganego doświadczenia wykluczy oferenta z postępowania przetargowego, więc nie weźmiesz go pod uwagę na etapie oceny. 

Jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat prawa zamówień publicznych w kontekście wydawania książek, zajrzyj do innych naszych tekstów z kategorii #PZP.